Обработка информации инструментом ABBYY FlexiCapture
Чтобы снизить процент ошибок, связанных с человеческим фактором при обработке первичных документов, компании могут использовать программное обеспечение. Универсальные программные решения позволяют обрабатывать бумажные и электронные документы из различных источников, таких как сканеры, электронные письма, мобильные устройства и сетевые папки.
Мобильные устройства также могут упростить доступ к данным и увеличить скорость обработки документов. Оптимизация бизнес-процессов с помощью интеллектуальных систем обработки информации может ускорить ввод данных, повысить их качество, контролировать корректность заполнения и автоматически вносить документы в корпоративную систему.
Для выбора системы обработки информации нужно обратить внимание на ее возможности расширения, масштабирования и интеграции под требования компании. При приобретении такой системы следует отдавать предпочтение проверенным компаниям с опытом работы и успешными решениями в данной области.
Автоматизация обработки информации играет важную роль в бухгалтерских процессах больших компаний, где объем информации настолько велик, что без использования интеллектуальных технологий не обойтись. Компания ABBYY предлагает решение в виде платформы ABBYY FlexiCapture, которая облегчает работу с документами бухгалтерам. Как известно, "Кто владеет информацией - владеет миром", поэтому управление информацией - это неотъемлемая часть бизнеса в настоящее время.
От пера и чернил до искусственного интеллекта: история технологий обработки информации
С первыми бухгалтерскими операциями, по данным источников, нас связывает 3600 год до н. э. При этом глиняные таблички использовались как материалы для носителей информации в Шумерском государстве. История обработки бухгалтерских документов была разделена на несколько этапов.
Первый этап – это ручная обработка, которая длилась до второй половины XIX века. Данные обрабатывались с помощью пера и чернильницы и собирались с использованием бумаги. Точность была низкой, поскольку человеческий фактор играл не на последнем месте. Помимо этого, информация была плохо защищена, ее доставка осуществлялась почтой или курьерами, что не гарантировало абсолютной безопасности.
Второй этап начался в конце XIX века и длился до середины XX века. Этот этап получил название электромеханический, и начался он с изобретения первого электромагнитного реле в 1831 году. Идея создания механического табулятора, вводимого через перфокарты, появилась благодаря компостированию билетов на железной дороге. На этом этапе были созданы пишущие машинки, модернизирована почтовая система, и бухгалтеры стали работать легче и быстрее, что способствовало улучшению безопасности обработки данных.
Интересен тот факт, что в 1930 году в Питтсбурге была создана вычислительная сеть, на основе которой можно было производить расчеты с покупателями в универмаге. Сеть состояла из 20 табуляторов и 15 пишущих машинок.
Третий этап связан с началом компьютерной эпохи, которая началась во второй половине XX века. На этом этапе появились первые ЭВМ, которые способны были обрабатывать бухгалтерские данные. Процесс обработки включал учет, анализ и принятие решений. Копировальные техники и диктофоны были изобретены в тот же период, однако объем бумажных документов все еще оставался значительным.
Четвертый этап - это время интеллектуальных решений, которое началось в XXI веке. Сегодня бумажные данные можно перевести в электронный вид. Большинство этапов обработки данных могут быть выполнены без участия человека, что существенно снижает число ошибок. Программы способны самостоятельно проводить интеллектуальную обработку информации из различных типов документов, включая счета-фактуры или договоры. Современные программы используют искусственный интеллект в качестве одной из ключевых составляющих обработки, например, ABBYY FlexiCapture. При этом данные могут быть получены в любом формате, включая сканы, фотографии, электронные документы, тексты писем или вложений. Современные программные решения распознают тип документа и извлекают данные до передачи их в корпоративную информационную систему.
ABBYY FlexiCapture: новое средство для оптимизации бизнес-процессов в бухгалтерии
Каждый бухгалтер знаком с ситуациями, когда количество бумажных документов для обработки резко увеличивается перед сдачей отчетности или при поступлении большого количества электронных документов. Ситуация erscheint akuter, если каждый документ необходимо проверить на соответствие законодательству. Обработка такого объема информации вручную очень трудоемка и может приводить к ошибкам.
Решение этой проблемы может помочь универсальная платформа ABBYY FlexiCapture. Это новое решение способно оптимизировать важнейшие процессы документооборота в бухгалтерии. Платформа может обрабатывать любые документы, имеющие различную форму и поступающие единным потоком, без необходимости их предварительной сортировки.
Как работает ABBYY FlexiCapture? Бухгалтер открывает приложение на своем ПК и загружает или сканирует нужные документы. Затем платформа выделяет ключевые поля и распознает информацию в них. Результаты обработки передаются в стандартизированном виде для правки и/или подтверждения правильности ввода, а затем могут быть легко отправлены в финансовую систему.
ABBYY FlexiCapture особенно полезна компаниям с разветвленной филиальной структурой и централизованной бухгалтерией. Данное решение позволяет удаленно собирать данные на местах, то есть из региональных подразделений, и централизованно обрабатывать их в единой системе. Платформа способна обрабатывать и многостраничные документы, не важен порядок их страниц. По результатам практики время на ввод бумажных бухгалтерских документов уменьшается в 3-10 раз, а точность итоговой информации повышается в 10 раз. Разработчики утверждают, что система окупается в среднем за 3 месяца до 1 года.
ABBYY FlexiCapture – это решение, которое может принести реальную пользу бизнесу. Как это было проверено на практике, можно узнать из нескольких кейсов, входящих в портфолио компании.
Одним из клиентов ABBYY является международная сеть компаний PwC, которая занимается аудиторскими услугами, бизнес-консультированием, налогообложением и правом. Компания обслуживает около 2000 клиентов из разных секторов экономики в России.
Одной из важных задач, поставленных перед ABBYY FlexiCapture, было улучшение эффективности обработки финансовых документов и автоматизация их передачи в корпоративную информационную систему. До этого в PwC все документы обрабатывались вручную, что занимало много времени и было склонно к ошибкам. ABBYY FlexiCapture дал возможность автоматизировать обработку первичных бухгалтерских документов и переносить данные в реестр.
Чтобы внедрить систему, были разработаны шаблоны для распознавания и извлечения данных из платежных поручений и товарных накладных. На начальном этапе было обработано около 1000 документов для сверки данных с выгрузками клиентов.
Теперь, чтобы обработать бухгалтерские документы, сотрудникам PwC нужно лишь загрузить их отсканированные копии на сервер. Всю работу по распознаванию, извлечению и занесению данных в сводные таблицы выполняет ABBYY FlexiCapture.
Результатом внедрения системы стало значительное повышение эффективности процесса обработки, а также освобождение времени для решения более важных задач. Кроме того, сотрудники PwC могут уделять больше времени клиентам и коммуникации с ними.
Один из крупнейших розничных банков России - "Открытие". Финансово-кредитное учреждение входит в топ-15 крупнейших страны. Ежедневно банк обрабатывает около 1500-2000 различных документов, включая чеки, платежные требования, поручения и т.д. Ранее сотрудники ручным образом обрабатывали эти документы, это забирало большую часть рабочего времени и влекло за собой риски для банка. Организация решила упростить обработку данных, повысить эффективность и снизить затраты.
В январе 2014 года банк внедрил систему ABBYY FlexiCapture в центральном офисе, а в марте того же года - в филиалах. Теперь программа используется для сканирования, контроля бухгалтерских и финансовых документов и верификации. Автоматизация практически полностью исключает возможность мошенничества и ошибок, связанных с человеческим фактором. Благодаря точности обработки информации трудозатраты снизились в 30 раз. Бэк-офис полностью унифицировал весь цикл ввода, верификации и контроля входящих документов, что полностью освободило квалифицированных работников от рутинной работы.
Будущие планы банка - автоматизировать обработку поручений на совершение конверсионных операций, контроль валютных расчетных документов и создание электронного архива.
ООО «РН-Ванкор», компания-дочернее предприятие крупнейшей мировой нефтегазовой корпорации, ОАО НК «Роснефть», также применяет решения ABBYY для эффективной и автоматизированной обработки различной информации.
Для уменьшения расходов, предотвращения утери и повреждения бумажных оригиналов и увеличения скорости обработки первичных бухгалтерских документов, организация приняла решение перейти на электронный документооборот. Также, было необходимо организовать безбумажное взаимодействие с ФНС и отправлять отчетную бухгалтерскую документацию в формате электронной почты. Компания решила использовать систему управления финансовой и бухгалтерской документацией на основе платформы ABBYY FlexiCapture.
В работе организации используется следующее решение. Вначале, сотрудник сканирует документ, затем программа ABBYY FlexiCapture автоматически распознает и анализирует документ, определяет его тип и сверяет его оформление и комплектацию. Затем сотрудник проверяет правильность распознавания информации. После этого документ попадает на сервер для согласования. Система также выполняет функции напоминания о передаче документов в архив, формирования реестра приема-передачи, а также использование штрих-кодов для верификации бумажных документов с их электронными версиями. Программа позволяет автоматизировать широкий диапазон операций, связанных с бухгалтерским документооборотом, а также высылает контрагентам электронные копии документов после их согласования, использует массовые выгрузки при поиске информации.
Благодаря использованию этой системы, сроки обработки и внесения документов в систему были значительно сокращены, а точность сверки документов увеличилась. Решение было успешно использовано в компании более 2-х лет, организовано более 40 шаблонов и в год обрабатываются свыше 1 миллиона страниц документов.
ОАО "Магнитогорский металлургический комбинат", входящий в число мировых лидеров по производству стали, является одним из ключевых игроков российской черной металлургии. В 2011 году компания уже использовала два центра потокового сканирования и распознавания документов для обработки первичной бухгалтерской документации. Но старые системы были не гибкими и не позволяли оперативно изменять параметры работы.
В результате нужно было найти новое решение, которое позволяло бы изменять шаблоны документов при необходимости без обращения к разработчику. Требовалась также автоматизация обработки первичной бухгалтерской документации, включая неструктурированные документы, такие как счета, а также быстрое сканирование, распознавание и передача документов в корпоративную информационную систему.
Выбрано было решение на базе платформы ABBYY FlexiCapture, которое позволило сотрудникам IT-подразделения компании развивать систему внутри самой компании. Кроме того, это решение легко интегрируется с уже существующей системой. В результате внедрения системы ABBYY FlexiCapture процесс обработки первичных бухгалтерских документов значительно ускорился и упростился.
С помощью этой системы ежемесячно обрабатывается огромное количество счетов-фактур, накладных, приходных и расходных ордеров, товарно-транспортных накладных и т.д. Однако, это далеко не все случаи успешного внедрения и эффективного использования интеллектуальных платформ ABBYY FlexiCapture на практике.
Благодаря своей универсальности, это решение может применяться почти во всех отраслях бизнеса, где ведение бухгалтерского учета является неотъемлемым требованием законодательства. Особенно востребованы продукты для интеллектуальной обработки данных в крупных компаниях нефтегазовой отрасли, энергетики и финансов, где годовой документооборот достигает тысяч и даже десятков тысяч документов, а автоматизированная обработка документации существенно улучшает работу бухгалтерии и всей компании в целом.
Фото: freepik.com